HƯỚNG DẪN
CHỨC NĂNG PHÂN TÍCH CHUYỂN KHO
I.
Mục
đích
-
Module cho phép người quản
lý phân tích tình trạng Nhập – Xuất – Tồn của các
mặt hàng theo khoảng thời gian trên các kho. Dựa vào số
lượng tồn hiện tại tổng kho và số liệu
phân tích trên các kho (Shop/ cửa hàng) để hỗ trợ gợi
ý số lượng mỗi mặt hàng cần chuyển tới
các Kho(Shop/ cửa hàng) nhanh chóng điều hàng bổ sung số
lượng hàng vào kho cho đủ số lượng hàng theo
tình hình kinh doanh hoặc theo các ngưỡng tồn max/min đã
định sẵn của doanh nghiệp, tránh tình trạng thiếu
hàng khi xuất bán.
II.
Hướng
dẫn sử dụng
-
Để sử dụng được
chức năng này, user phải được phân quyền
Phân tích chuyển kho.
-
Tại giao diện trang
Home ->chọn menu Ước
tính -à
chọn Phân tích chuyển kho
Giao diện của
form Phân tích chuyển kho
Giao diện này giống như báo cáo Sổ Kho hiển thị
toàn bộ số lượng tồn,nhập, xuất, điều
chuyển của các mặt hàng, ta có thể lựa chọn
các thông tin tìm kiếm (thời gian, chi nhánh, kho) rồi nhấn
nút Tìm kiếm để hệ
thống tổng hợp số liệu của các mặt hàng.
Bước 1: Chọn
kho tổng – Kho xuất hàng
-
Chọn kho tổng- là kho sẽ
xuất chia hàng cho các kho khác.
-
Chú
ý:
khi xác định kho xuất trên combo chọn kho xuất nội
bộ ta cần phải tích chọn cả kho xuất này trong
tiêu chí tìm kiếm để phân tích số liệu.
Bước 2: Chọn
kho nhận hàng
-
Ngoài kho xuất nội bộ
đã chọn, ta sẽ tích chọn thêm những kho sẽ nhận
hàng, sau đó ta chọn thêm khoảng thời gian và nhấn
Tìm kiếm để bắt
đầu phân tích số liệu.
-
Sau đó nhấn
Next để sang bước tiếp theo.
Bước 3: Nhập
số lượng cần chuyển tại từng kho
-
Các số liệu hiển thị
để phân tích như sau:
o
Số lượng
tồn (màu xám): Cột số lượng tồn
thực tế của kho tổng - kho xuất sẽ được
hiển thị và ghim ở đầu.
o
Số lượng
tồn (màu đỏ): số lượng
tồn thực tế tại kho sẽ nhận hàng
o
Số lượng
Based(Màu nâu vàng) : Là số liệu lấy theo
điều kiện lựa chọn : Tồn Max, Tồn Min,
SL đã bán, SL đã bán - Tồn cuối của từng kho.
VD: Nếu chọn lựa chọn
“Đúng bằng số lượng đã bán”
à
thì cột này chính là số lượng đã bán trong khoảng
thời gian đã chọn của kho tương ứng.
o
Số lượng
chuyển (Màu vàng): Số lượng cần nhập
thêm tại mỗi kho theo điều kiện lựa chọn.
SL chuyển = Số lượng theo điều kiện lựa
chọn – Số lượng tồn hiện tại
o
Tổng chuyển:
Tổng số lượng cần chuyển tại tất
cả các kho đã chọn. Số lượng này đã được
điều chỉnh - chia lại
hàng dựa theo số lượng tồn hiện tại trên
kho tổng hoặc người dùng tự điều chỉnh
bằng tay.
o
Tổng đề
xuất: Tổng số lượng đề
xuất cần chuyển tại tất cả các kho đã chọn.
Tại đây người quản lý so sánh nhanh được
với số lượng hiện tại kho tổng để
cân đối hàng hóa.
-
Tại bước này hệ thống
sẽ hỗ trợ các lựa chọn để giúp người
quản trị gợi ý số lượng cần chuyển
tới các kho theo một trong các tiêu chí bên dưới. Sau khi
lựa chọn hệ thống sẽ tự động tính
toán và đưa ra gợi ý số lượng cần chuyển
tại cột Số lượng chuyển (màu vàng)
1.
Đúng
bằng số lượng đã bán: Nếu chọn
lựa chọn này thì Tại cột “SLC”
của các mặt hàng sẽ đúng bằng số lượng
đã bán ra của từng kho trong khoảng thời gian bạn
đã chọn để tìm kiếm.
2.
Đúng
bằng số lượng đã bán trừ (-) số lượng
tồn cuối>0: Nếu chọn
lựa chọn này thì Tại cột “SLC”
của các mặt hàng sẽ đúng bằng số lượng
đã bán ra trong khoảng thời gian bạn đã chọn để
tìm kiếm trừ đi số lượng tồn cuối
và có kết quả phép trừ lớn hơn 0(kết quả<0
thì cột SLC sẽ=0).
VD: Bán ra 8 tồn cuối 2=>cột Nhập thêm sẽ điền
số 6 (mục đích là để đảm bảo 1 chu
kỳ bán hàng mới có đủ hàng để bán).
3.
Đạt
số lượng tồn min: Nếu chọn
lựa chọn này thì Tại cột “SLC”
của các mặt hàng phần mềm sẽ đưa ra gợi
ý số lượng cần chuyển thêm theo công thức:
SLC
= ∑số lượng tồn Min - ∑số lượng
tồn cuối
4.
Đạt
số lượng tồn max: Nếu chọn
lựa chọn này thì Tại cột “SLC”
của các mặt hàng phần mềm sẽ đưa ra gợi
ý số lượng cần nhập thêm theo công thức:
SLC
= ∑số lượng tồn Max - ∑số lượng
tồn cuối
-
Chú
ý:
Cột SLC - Số lượng
chuyển này sẽ được điều chỉnh lại
dựa trên số lượng tồn hiện tại của
kho Kho Xuất. Dựa vào số lượng tồn hiện
tại của kho xuất hệ thống sẽ tiến hành
chia đều hàng cho các kho đã chọn theo thứ tự
AàZ cho đến
khi hết số lượng tồn.
-
Sau đó nhấn “Next”
để sang bước tiếp theo hoặc
“Hủy bỏ” để làm lại.
Bước 4: Tạo
PO
-
Tại bước này, hệ
thống sẽ chỉ hiển thị cột SLC - số lượng
cần chuyển tới các kho.Ngoài số liệu mà hệ thống
đã hỗ trợ gợi ý cho, ta có thể thay đổi
và điều chỉnh số lượng mong muốn
chuyển tại từng kho và kiểm tra lại số lượng
cần chuyển tới các kho trước khi tạo PO.
à Sau đó Nhấn
“Tạo PO” để tạo
đơn mua hàng.
-
Hệ thống sẽ xuất
hiện danh sách Nhà cung cấp và yêu cầu bạn lựa chọn.
Tại đây bạn sẽ lựa chọn NCC là chính công ty
của mình, vì đây là những đơn hàng chuyển kho nội
bộ.
Bước 5: Chuyển
PO thành phiếu chuyển kho
-
Sau khi nhấn
“Tạo PO” thì toàn bộ các mặt hàng với số lượng
cần chuyển tương ứng sẽ được tự
động tạo thành các PO tương ứng.
-
Ta vào menu Mua hàng à Đơn mua hàng
. Tại danh sách đơn mua hàng này, ta sẽ thấy danh sách
những phiếu chuyển kho
vừa được tạo ra tự động có kèm theo
ghi chú “Tạo từ phân tích chuyển
kho”
-
Đơn hàng được
tạo từ module Phân tích chuyển kho được tự
động chọn là đơn hàng nội bộ với các
thông tin mặc định như sau:
o
Mỗi
một kho nhận hàng sẽ được chuyển thành 1
PO tương ứng.
o
Đơn
PO được mặc định tạo từ chi nhánh nhận
hàng (Chi nhánh của kho nhận hàng đã chọn).
o
Gửi tới chi
nhánh:
chi nhánh này sẽ được tự động lựa chọn
là chi nhánh của kho xuất đã chọn. Cả chi nhánh xuất
và chi nhánh nhận hàng đều thấy thông tin của PO nhưng
chi nhánh nhận hàng mới được quyền sửa phiếu.
Còn chi nhánh được gửi tới này sẽ không được
điều chỉnh mà chỉ được xác nhận và
chuyển PO thành phiếu chuyển kho.
o
Kho
trong chi tiết của đơn mua hàng PO chính là kho sẽ nhận
hàng .
-
Đơn mua hàng PO này sẽ được
người có quyền duyệt tại chi nhánh xuất duyệt
trước khi chuyển thành phiếu chuyển kho.
-
Khi chuyển thành phiếu chuyển
kho – đối với những mặt hàng có quản lý Lô/Date
hệ thống sẽ tự động điền lô/date theo
Date gần nhất trước để chuyển hàng. Kho
trong PO sẽ được tự động điền
vào là kho nhập hàng trên phiếu chuyển kho.