HƯỚNG DẪN CHỨC NĂNG PHÂN TÍCH CHUYỂN KHO

I.       Mục đích

-          Module cho phép người quản lý phân tích tình trạng Nhập – Xuất – Tồn của các mặt hàng theo khoảng thời gian trên các kho. Dựa vào số lượng tồn hiện tại tổng kho và số liệu phân tích trên các kho (Shop/ cửa hàng) để hỗ trợ gợi ý số lượng mỗi mặt hàng cần chuyển tới các Kho(Shop/ cửa hàng) nhanh chóng điều hàng bổ sung số lượng hàng vào kho cho đủ số lượng hàng theo tình hình kinh doanh hoặc theo các ngưỡng tồn max/min đã định sẵn của doanh nghiệp, tránh tình trạng thiếu hàng khi xuất bán.

II.   Hướng dẫn sử dụng

-          Để sử dụng được chức năng này, user phải được phân quyền Phân tích chuyển kho.

-          Tại giao diện trang Home ->chọn menu Ước tính -à chọn Phân tích chuyển kho

Giao diện của form Phân tích chuyển kho

Giao diện này giống như báo cáo Sổ Kho hiển thị toàn bộ số lượng tồn,nhập, xuất, điều chuyển của các mặt hàng, ta có thể lựa chọn các thông tin tìm kiếm (thời gian, chi nhánh, kho) rồi nhấn nút Tìm kiếm để hệ thống tổng hợp số liệu của các mặt hàng.

Bước 1: Chọn kho tổng – Kho xuất hàng

-          Chọn kho tổng- là kho sẽ xuất chia hàng cho các kho khác.

-          Chú ý: khi xác định kho xuất trên combo chọn kho xuất nội bộ ta cần phải tích chọn cả kho xuất này trong tiêu chí tìm kiếm để phân tích số liệu.

Bước 2: Chọn kho nhận hàng

-          Ngoài kho xuất nội bộ đã chọn, ta sẽ tích chọn thêm những kho sẽ nhận hàng, sau đó ta chọn thêm khoảng thời gian và nhấn Tìm kiếm để bắt đầu phân tích số liệu.

-          Sau đó nhấn Next để sang bước tiếp theo.

Bước 3: Nhập số lượng cần chuyển tại từng kho

-          Các số liệu hiển thị để phân tích như sau:

o   Số lượng tồn (màu xám): Cột số lượng tồn thực tế của kho tổng - kho xuất sẽ được hiển thị và ghim ở đầu.

o   Số lượng tồn (màu đỏ): số lượng tồn thực tế tại kho sẽ nhận hàng

o   Số lượng Based(Màu nâu vàng) : Là số liệu lấy theo điều kiện lựa chọn : Tồn Max, Tồn Min, SL đã bán, SL đã bán - Tồn cuối của từng kho. VD: Nếu chọn lựa chọn “Đúng bằng số lượng đã bán” à thì cột này chính là số lượng đã bán trong khoảng thời gian đã chọn của kho tương ứng.

o   Số lượng chuyển (Màu vàng): Số lượng cần nhập thêm tại mỗi kho theo điều kiện lựa chọn. SL chuyển = Số lượng theo điều kiện lựa chọn – Số lượng tồn hiện tại

o   Tổng chuyển: Tổng số lượng cần chuyển tại tất cả các kho đã chọn. Số lượng này đã được điều chỉnh - chia lại hàng dựa theo số lượng tồn hiện tại trên kho tổng hoặc người dùng tự điều chỉnh bằng tay.

o   Tổng đề xuất: Tổng số lượng đề xuất cần chuyển tại tất cả các kho đã chọn. Tại đây người quản lý so sánh nhanh được với số lượng hiện tại kho tổng để cân đối hàng hóa.

-          Tại bước này hệ thống sẽ hỗ trợ các lựa chọn để giúp người quản trị gợi ý số lượng cần chuyển tới các kho theo một trong các tiêu chí bên dưới. Sau khi lựa chọn hệ thống sẽ tự động tính toán và đưa ra gợi ý số lượng cần chuyển tại cột Số lượng chuyển (màu vàng)

1.      Đúng bằng số lượng đã bán: Nếu chọn lựa chọn này thì Tại cột “SLC” của các mặt hàng sẽ đúng bằng số lượng đã bán ra của từng kho trong khoảng thời gian bạn đã chọn để tìm kiếm.

2.      Đúng bằng số lượng đã bán trừ (-) số lượng tồn cuối>0: Nếu chọn lựa chọn này thì Tại cột “SLC” của các mặt hàng sẽ đúng bằng số lượng đã bán ra trong khoảng thời gian bạn đã chọn để tìm kiếm trừ đi số lượng tồn cuối và có kết quả phép trừ lớn hơn 0(kết quả<0 thì cột SLC sẽ=0).

VD: Bán ra 8 tồn cuối 2=>cột Nhập thêm sẽ điền số 6 (mục đích là để đảm bảo 1 chu kỳ bán hàng mới có đủ hàng để bán).

3.      Đạt số lượng tồn min: Nếu chọn lựa chọn này thì Tại cột “SLC” của các mặt hàng phần mềm sẽ đưa ra gợi ý số lượng cần chuyển thêm theo công thức:

SLC = ∑số lượng tồn Min - ∑số lượng tồn cuối

4.      Đạt số lượng tồn max: Nếu chọn lựa chọn này thì Tại cột “SLC” của các mặt hàng phần mềm sẽ đưa ra gợi ý số lượng cần nhập thêm theo công thức:

SLC = ∑số lượng tồn Max - ∑số lượng tồn cuối

-          Chú ý: Cột SLC - Số lượng chuyển này sẽ được điều chỉnh lại dựa trên số lượng tồn hiện tại của kho Kho Xuất. Dựa vào số lượng tồn hiện tại của kho xuất hệ thống sẽ tiến hành chia đều hàng cho các kho đã chọn theo thứ tự AàZ cho đến khi hết số lượng tồn.

-          Sau đó nhấn “Next” để sang bước tiếp theo hoặc “Hủy bỏ” để làm lại.

Bước 4: Tạo PO

-          Tại bước này, hệ thống sẽ chỉ hiển thị cột SLC - số lượng cần chuyển tới các kho.Ngoài số liệu mà hệ thống đã hỗ trợ gợi ý cho, ta có thể thay đổi và điều chỉnh số lượng mong muốn chuyển tại từng kho và kiểm tra lại số lượng cần chuyển tới các kho trước khi tạo PO.

à Sau đó Nhấn “Tạo PO” để tạo đơn mua hàng.

-          Hệ thống sẽ xuất hiện danh sách Nhà cung cấp và yêu cầu bạn lựa chọn. Tại đây bạn sẽ lựa chọn NCC là chính công ty của mình, vì đây là những đơn hàng chuyển kho nội bộ.

Bước 5: Chuyển PO thành phiếu chuyển kho

-          Sau khi nhấn “Tạo PO” thì toàn bộ các mặt hàng với số lượng cần chuyển tương ứng sẽ được tự động tạo thành các PO tương ứng.

-          Ta vào menu Mua hàng à Đơn mua hàng . Tại danh sách đơn mua hàng này, ta sẽ thấy danh sách những phiếu chuyển kho vừa được tạo ra tự động có kèm theo ghi chú “Tạo từ phân tích chuyển kho”

-          Đơn hàng được tạo từ module Phân tích chuyển kho được tự động chọn là đơn hàng nội bộ với các thông tin mặc định như sau:

o   Mỗi một kho nhận hàng sẽ được chuyển thành 1 PO tương ứng.

o   Đơn PO được mặc định tạo từ chi nhánh nhận hàng (Chi nhánh của kho nhận hàng đã chọn).

o   Gửi tới chi nhánh: chi nhánh này sẽ được tự động lựa chọn là chi nhánh của kho xuất đã chọn. Cả chi nhánh xuất và chi nhánh nhận hàng đều thấy thông tin của PO nhưng chi nhánh nhận hàng mới được quyền sửa phiếu. Còn chi nhánh được gửi tới này sẽ không được điều chỉnh mà chỉ được xác nhận và chuyển PO thành phiếu chuyển kho.

o   Kho trong chi tiết của đơn mua hàng PO chính là kho sẽ nhận hàng .

-          Đơn mua hàng PO này sẽ được người có quyền duyệt tại chi nhánh xuất duyệt trước khi chuyển thành phiếu chuyển kho.

-          Khi chuyển thành phiếu chuyển kho – đối với những mặt hàng có quản lý Lô/Date hệ thống sẽ tự động điền lô/date theo Date gần nhất trước để chuyển hàng. Kho trong PO sẽ được tự động điền vào là kho nhập hàng trên phiếu chuyển kho.