1. Nguyên tắc tự động sinh mã

Hệ thống tự động sinh mã cho các nhóm hàng(chỉ xét mã ngắn) và mặt hàng theo nguyên tắc (Rule) mà người dùng định nghĩa(chỉ định nghĩa 1 mẫu duy nhất cho toàn bộ hệ thống, các mã nhóm hàng và mã mặt hàng còn lại sẽ được tự động sinh ra theo mẫu duy nhất đó). Theo nguyên tắc của BKC thì luật sinh mã sẽ tự động hóa theo nguyên tắc sau:

Giải thích: Mã gồm 3 đoạn/ phần, ví dụ 1010010001

Theo ví dụ trên đây, người dùng chỉ cần định nghĩa 1 mẫu duy nhất với Nhóm hàng cấp 1 là 10, nhóm hàng cấp 2 là 100, mã hàng đầu tiên phát sinh là 10001. Tất cả các mã nhóm hàng, mã mặt hàng còn lại sẽ được hệ thống tự sinh ra.

• Vai trò của Mã ngắn: Mỗi mã nhóm hàng cấp 1 và 2 đều đi kèm với 1 mã ngắn, (mã ngắn này cũng chỉ định nghĩa 1 lần duy nhất, từ mã thứ 2 hệ thống sẽ tự động sinh ra theo số tự tăng). Khi có mã ngắn của 2 nhóm hàng cấp 1 và cấp 2, Mã mặt hàng được tạo ra  trong nhóm hàng đó sẽ lấy 2 mã này để ghép thành tổ hợp mã, ví dụ trên là(10100).
• Chú ý: các nhóm hàng từ cấp 3 trở đi có thể bỏ qua việc tạo mã ngắn.

Các ví dụ cụ thể sau để thêm Nhóm hàng, và thêm Mặt hàng vào hệ thống

2. Thêm nhóm hàng mới vào hệ thống

1.1.   Vào menu sau:

Form sau đây xuất hiện:

1.2.   Thêm nhóm cấp 1 (cùng cấp với ACCESSORIES,NOTE,…)

Nhấp chuột vào Nhóm hàng như hình sau, nhấn Thêm, hệ thống sẽ tự động gợi ý Mã ngắn(Mã ghép):

Như hình trên ta có Mã ngắn là 16, vì mã lớn nhất của cấp 1 hiện tại là 15.

Nhấn Ghi để lưu lại.

Để thêm vào 1 nhóm là Panasonic nằm trong DTCD(điện thoại cố định) ta làm như sau: nhấn lên nút DTCD, rồi nhấn Thêm, ta có hình sau:

Số 157 ở trên được hệ thống tính toán ra, bạn không cần nhập, tuy nhiên bạn cũng có thể ấn định 1 số khác số gợi ý. Số 157 dc gợi ý là do nhóm cấp 2 lúc này có Mã ngắn lớn nhất là 156(xem thêm 2 hình sau)

Sau khi đã nhập Panasonic như trên, bạn có thể nhấn Ghi để lưu lại Nhóm cấp 2 vừa tạo ra.

3. Thêm Mặt hàng mới vào hệ thống

Ø  Vào menu sau:

Form sau xuất hiện:

Ø  Chọn nhóm hàng cần thêm Mặt hàng vào trong nó rồi nhấn 

Bạn điền thêm thông tin chi tiết cho mã hàng và nhấn Ghi để lưu lại kết quả.

4. Một số chi tiết về cây thư mục nhóm hàng, và xem mã ngắn

v  Cây thư mục nhóm hàng ở chế độ mặc định:

v  Đê xem cây thư mục có gán mã ngắn ta nhấn vào nút như hình sau:

v  Kết quả hiển thị

Để xem bảng mã ngắn cấp 1 ta làm như sau: trên form Danh  mục nhóm hàng, ta lựa chọn:

Để xem bảng mã ngắn cấp 2 ta làm như sau: trên form Danh  mục nhóm hàng, ta lựa chọn: