1. Quy trình chuyển kho
Chức năng:
- Chuyển kho giữa các kho trong cùng 1 chi nhánh công ty.
- Chuyển kho giữa các chi nhánh khác nhau trong công ty.
- Chuyển kho yêu cầu phải xác nhận (Approved), hoặc không yêu cầu xác nhận.
- Điều phối viên chuyển kho có thể quản lý được trạng thái các phiếu chuyển trên toàn công ty (không chỉ trong 1 chi nhánh).
- Điều phối viên căn cứ vào báo cáo chuyển kho để nhắc nhở các thủ kho thực hiện duyệt/xác nhận đã nhận đủ hàng theo đúng quy trình
- Nếu admin cấu hình chuyển kho giữa các chi nhánh trong công ty yêu cầu phải duyệt/ xác nhận trên hệ thống thì trước khi thủ kho nhập xác nhận, số lượng trong kho nhập sẽ chưa tăng lên, trong khi kho xuất số lượng đã giảm(có thể hàng đang trên đường được chuyển đến kho nhập…)
Phân loại:
- Chuyển kho trong cùng 1 chi nhánh
- Chuyển từ kho của chi nhánh này sang kho của chi nhánh khác
Luồng dữ liệu
- Chuyển kho trong cùng chi nhánh: không yêu cầu duyệt/ xác nhận giữa Kho xuất và Kho nhập, số lượng trong kho xuất sẽ giảm đi một số n và ngay tại thời điểm đó kho nhập sẽ tăng lên 1 số n của mặt hàng được chuyển.
- Chuyển từ kho của chi nhánh này sang kho của chi nhánh khác: Số lượng trong kho xuất sẽ giảm ngay sau khi user lập xong phiếu chuyển kho, nhưng trên kho nhập số lượng sẽ không tự động tăng lên ngay tại thời điểm lập phiếu mà phải chờ đến khi user (người thủ kho nhập) tích vào dấu check xác nhận là đã nhận đủ hàng.
- Chia sẻ (share) thông tin: Khi 1 phiếu chuyển kho giữa 2 chi nhánh khác nhau được lập, 2 chi nhánh đó sẽ cùng được nhìn thấy bản ghi chuyển kho đó, user login vào chi nhánh nào để lập phiếu thì mặc nhiên đó là chi nhánh xuất . Nếu là user được phân quyền là một Điều phối viên chuyển kho, thì user đó có thể xem tất cả các phiếu chuyển kho, trong đó có các phiếu đang pending của tất cả các chi nhánh để chủ động nhắc nhở, điều phối.
An toàn và bảo mật (safe and secure) khi thực hiện duyệt/ xác nhận tại kho nhập:
- Chỉ có user được phân quyền xác nhận phiếu chuyển kho thì mới có thể kích hoạt nút Xác nhận. Để tránh việc xác nhận do ai đó vô tình nhấn vào nút Xác nhận khi user có quyền xác nhận vắng mặt trên màn hình máy tính một vài phút, hệ thống yêu cầu phải nhập mật khẩu của user đang xác nhận, nếu nhập không đúng mật khẩu thì việc xác nhận sẽ không thực hiện được. Sau khi xác nhận xong, hệ thống ghi lại thông tin về user nào đã xác nhận và ngày giờ xác nhận. Mọi trách nhiệm về Xác nhận sẽ được quy cho user xác nhận.
- Hệ thống không cho phép user xác nhận đã nhận đủ hàng nếu user đó đang xác nhận 1 phiếu mà phiên làm việc hiện hành của user đó trên 1 chi nhánh khác với chi nhánh mà bên xuất kho chỉ định sẽ chuyển hàng đến trên phiếu đó, ngay cả khi user được phân quyền Được phép xác nhận phiếu chuyển kho(điều này để tránh được hiện tượng vừa đá bóng vừa thổi còi, và các sai sót khác có thể do điều phối viên gây ra…).
- Bên kho nhập sẽ không sửa thể bất cứ nội dung gì do kho xuất tạo ra, và nếu 1 phiếu đã được bên kho nhập xác nhận là nhận đủ hàng thì không có bất cứ user nào có thể sửa phiếu, kể cả user của kho xuất. Lúc đó, chỉ có cách duy nhất là 2 bên thương lượng rồi xóa phiếu đi và làm lại, hoặc viết thêm 1 phiếu bổ sung nếu nghiệp vụ yêu cầu.
Đề xuất của người thiết kế:
- Để việc chuyển kho giữa các chi nhánh diễn ra thuận lợi, mỗi chi nhánh nên có 1 kho được gọi là Kho tổng/ Kho chính của chi nhánh, khi điều chuyển, hàng sẽ luôn được chuyển vào kho đó từ chi nhánh khác. Làm như vậy sẽ tránh được user bên kho xuất phải nhớ nhiều tên kho của các chi nhánh khác nhau, mặc dù khi thực hiện hệ thống đã lọc (filter) ra các kho thuộc duy nhất chi nhánh nhập, các kho khác sẽ không xuất hiện.
- Các kho khác của chi nhánh sẽ được chuyển nội bộ trong cùng chi nhánh để chia hàng.
2. Chuyển kho trong cùng chi nhánh.
- Vào menu Chuyển kho --> Nhập – Xuất kho nội bộ.

- Form Danh sách phiếu chuyển kho hiển thị:

Thông tin về các vùng trên form :
(1) Thanh chức năng bao gồm các chức năng trong Danh sách phiếu chuyển kho.
(2) Các tiêu chí để hiển thị danh sách phiếu chuyển chuyển kho.
(3) Danh sách các phiếu chuyển kho trong hệ thống tương ứng với các tiêu chí tìm kiếm.
Các bước thực hiện:
- Nhấn nút Thêm trên thanh chức năng hoặc nhấn Ctrl +N.

- Cửa sổ Nhập – xuất kho nội bộ xuất hiện:

- Nhập các thông tin về thủ kho và kho xuất, kho nhập diễn giải nếu có:

- Nhập các mặt hàng muốn chuyển kho:

- Nhấn Ghi trên thanh chức năng để lưu lại phiếu chuyển kho và hoàn tất. Sau khi Ghi kho xuất sẽ giảm và Kho nhập sẽ tăng tương ứng với phiếu chuyển kho.
3. Chuyển kho khác chi nhánh.
- Vào menu Chuyển kho --> Nhập – Xuất kho nội bộ
- Nhấn nút Thêm trên thanh chức năng hoặc nhấn Ctrl +N.
- Nhập các thông tin về thủ kho và kho xuất, kho nhập diễn giải nếu có, chi nhánh xuất mặc định là chi nhánh hiện tại, chọn chi nhánh nhập hàng:

- Nhập các mặt hàng muốn chuyển kho ( tương tự như trên). Sau đó nhấn Ghi lại.
- Khi kho nhập nhận được thông tin về phiếu chuyển trên (Thủ kho bên chi nhánh nhận hàng), ví dụ như bảng sau:

- User bên nhập kho sẽ kích đúp vào dòng chứa phiếu đó, và sẽ có màn hình như sau (xuất hiện thêm hộp Xác nhận):

Hiển thị hộp thoại sau nếu nhấn vào check Xác nhận (lưu ý: phải được phân quyền thì nút xác nhận mới kích hoạt):

- Hệ thống sẽ yêu cầu bạn nhập lại mật khẩu của mình. Nhập mật khẩu của user đang thực hiện xác nhận sau đó nhấn Đồng ý để hoàn tất.
è Quá trình chuyển kho khác chi nhánh hoàn tất.
4. Sửa phiếu chuyển kho
Bạn chỉ việc nhấn đúp lên phiếu muốn sửa trong grid hoặc chọn phiếu và nhấn nút sửa để sửa phiếu. Các thông tin được thực hiện tương tự thêm mới, sau đó nhấn Ghi lại. Các thông tin bị sửa sẽ được tác động tương ứng vào hệ thống.
Lưu ý: Bên kho nhập sẽ không sửa được bất cứ nội dung gì do kho xuất tạo ra, và nếu 1 phiếu đã được bên kho nhập xác nhận là nhận đủ hàng thì không có bất cứ user nào có thể sửa phiếu, lúc đó chỉ có cách duy nhất là 2 bên thương lượng rồi xóa phiếu đi và làm lại, hoặc viết phiếu bổ sung.
5. Xóa phiếu chuyển kho
Tại danh sách các phiếu chuyển kho, ta chọn phiếu chuyển kho muốn xóa sau đó nhấn nút Xóa trên thanh chức năng. Hệ thống sẽ hiển thị thông báo yêu cầu xác nhận lại. Chọn Yes để xóa phiếu.
6. Lập phiếu chuyển kho thông qua một SO hoặc PO.
Ta có thể chuyển PO hoặc SO sang trực tiếp phiếu chuyển kho bằng các bước sau:
- Tại giao diện của Đơn mua hàng/Đơn đặt hàng.
- Ta chọn một PO/SO sau đó nhấn vào nút Phiếu chuyển kho trên thanh chức năng. Hệ thống sẽ sao chép dữ liệu bên PO/SO sang phiếu chuyển kho.
- Các bước tiếp theo làm tương tự như trên.

7. Chuyển kho nhanh:
Chuyển kho nhanh là một chức năng rất hiệu quả cho các doanh nghiệp có nhu cầu chuyển kho thường xuyên và yêu cầu chuyển phức tạp, một lần chuyển từ nhiều kho đến nhiều kho khác. Chức năng này cho phép bạn nhìn thấy số liệu tồn trong kho xuất và kho nhập. Từ đó, cho biết nên chuyển từ kho nào tới kho nào, biết được có chuyển được hay không (do số lượng tồn hiện tại), và nên chuyển với số lượng bao nhiêu.
Để thực hiện chuyển kho nhanh ta làm như sau:
- Vào menu Chuyển Kho --> Nhập- Xuất kho nội bộ.
- Thêm mới một phiếu chuyển kho. Tại form Nhập- xuất kho nội bộ chọn chức năng Chuyển kho nhanh.

- Giao diện chuyển kho nhanh hiển thị như sau:

Minh họa:

- Nếu muốn chuyển từ nhiều kho đến nhiều kho thì Kho xuất phải được chọn lại trong giao diện trên, vì một lần thực hiện chọn kho xuất hệ thống chỉ cho phép chọn 1 kho duy nhất. Kho nhập thì có thể chọn nhiều kho như bạn muốn.
- Các bước khác thực hiện tương tự chuyển kho nội bộ hoặc chuyển kho khác chi nhánh như trình bày ở trên.