1. Giới thiệu quy trình.
Mô tả module quản lý bảo hành sửa chữa (BHSC) gồm có 3 quy trình sau:
§ Nhận hàng BHSC và BHSC tại chỗ(tại chi nhánh/ nơi nhận máy).
§ Nhận hàng BHSC và Gửi tới trung tâm khác của công ty để BHSC.
§ Nhận hàng BHSC và Gửi tới hãng/ NCC để BHSC.
2. Cấu hình các thông tin cần thiết.
2.1 Danh mục ngành hàng.
- Để thêm một ngành hàng, user đăng nhập vào hệ thống và vào menu sau: Add-Ins --> Bảo hành sửa chữa --> Danh mục lỗi/ bệnh sau đó chọn Ngành hàng.
Cửa sổ mới hiện ra bạn chọn nút Thêm sau đó điền thông tin cho ngành hàng mới rồi nhấn nút Ghi. Một ngành hàng mới đã được tạo ra và ghi vào hệ thống.
- Để sửa ngành hàng đã tạo, chọn một ngành hàng trong danh sách, sau đó nhấn nút Sửa trên thanh công cụ
Nhập lại thông tin rồi nhấn nút Ghi.
- Để xóa ngành hàng đã tạo, chọn một ngành hàng trong danh sách, sau đó nhấn nút Xóa trên thanh công cụ.
Chọn Yes nếu bạn xác nhận hành động muốn xóa, trái lại nhấn No.
Lưu ý: Bạn không thể xóa một ngành hàng do user khác tạo ra.
2.2 Danh mục lỗi bệnh
- Để thêm một lỗi cho ngành hàng, user đăng nhập vào hệ thống tới menu sau: Add-Ins --> Bảo hành sửa chữa --> Danh mục lỗi/ bệnh. Sau đó chọn ngành hàng cần thêm lỗi
Click đúp chuột để chọn 1 ngành hàng trong danh sách.
Sau đó nhấn nút Thêm, điền đầy đủ thông tin cần thiết rồi nhấn Ghi lại.
- Để xóa một lỗi đã tạo, chọn một lỗi trên cây thư mục, sau đó nhấn nút Xóa trên thanh công cụ
Chọn Yes nếu bạn xác nhận hành động muốn xóa, trái lại nhấn No.
Lưu ý: Bạn không thể xóa lỗi được tạo ra bởi user khác.
2.3 Danh mục đơn vị bảo hành/ nhà phân phối.
- Để thêm một đơn vị bảo hành, user đăng nhập vào hệ thống vào menu sau: Add-Ins --> Bảo hành sửa chữa --> Đơn vị bảo hành/ Nhà phân phối. Nhấn nút Thêm.
- Giao diện Thêm đơn vị bảo hành/nhà phân phối xuất hiện. Nhập các thông tin của đơn vị bảo hành/ nhà phân phối và nhấn Ghi lại.
- Để sửa một nhà phân phối: tại danh sách Đơn vị bảo hành/ nhà phân phối chọn nhà phân phối muốn sửa sau đó nhấn vào nút Sửa và làm các thông tin như thêm mới.
- Để Xóa một nhà phân phối: tại danh sách Đơn vị bảo hành/ nhà phân phối nhấn vào nút Xóa. Hệ thống sẽ hiển thị thông báo xác nhận lại nhấn Yes để đồng ý.
3. Nhận hàng BHSC và BHSC tại chỗ.
3.1 Quy trình
3.2 Tiếp nhận hàng bảo hành sửa chữa
- Vào menu Add-Ins --> Bảo hành sửa chữa.Cửa sổ xuất hiện:
- Nhấn lên menu Phiếu biên nhận BHSC, cửa sổ sau xuất hiện:
- Nhấn nút Thêm trên thanh menu để thêm phiếu biên nhận BHSC, màn hình Thêm mới phiếu bảo hành hiển thị. Nhập các thông tin như hướng dẫn trên hình:
Chú ý: Ta có thể bắn serial imei của mặt hàng đem đến BHSC, hệ thống sẽ tự động hiển thị khách mua và các thông tin khác nếu có.
- Chọn mã lỗi của mặt hàng
- Nhập các thông tin khác sau đó nhấn Ghi(Ctrl+S) để lưu lại phiếu tiếp nhận.
· Để sửa phiếu đã lập, bạn chọn 1 phiếu trong danh sách sau, sau đó nhấn đúp hoặc nhấn nút Sửa trên thanh công cụ
- Các bước tiếp theo thao tác giống như khi thêm mới phiếu biên nhận BHSC.
- Để xóa phiếu đã lập bạn chọn một phiếu trong danh sách, sau đó nhấn vào nút Xóa và xác nhận lại thông báo để hoàn tất việc xóa phiếu.
3.3 Giao việc cho kỹ thuật viên BHSC
- Điều kiện: Bạn phải được phân quyền “DV1007- Được quyền giao việc cho kỹ thuật BHSC”.
- Tại giao diện Phiếu tiếp nhận BHSC.
Cách 1: Nhấn đúp vào 1 phiếu cần giao cho nhân viên Kỹ thuật BHSC, chọn tab Kỹ thuật sửa chữa và test.
Cách 2: Ta nhấn nút ô vuông nhỏ hoặc nhấn chuột phải tại phiếu muốn giao cho Kỹ thuật BHSC chọnGiao cho kỹ thuật BHSC.
Cách 3:Chọn phiếu muốn giao cho kỹ thuật sau đó chọn chức năng Giao nhận với kỹ thuật BHSC.
- Giao diện sau xuất hiện:
- Nhấn nút ô vuông nhỏ để chọn kỹ thuật, cửa sổ danh sách kỹ thuật viên bảo hành/sửa chữa, nhấn đúp hoặc nhấn nút Chọn để chọn kỹ thuật .
- Kết thúc việc giao việc cho Kỹ thuật bằng cách nhấn Ghi(Ctrl+S).
3.4 Kỹ thuật BHSC sửa và test
- Điều kiện: user phải có quyền “DV1006-Kỹ thuật BHSC và test”.
- User là nhân viên kỹ thuật đăng nhập vào HTsoft BizMan.NET.
- Mở chức năng Kỹ thuật BHSC và test từ menu sau: Add-Ins --> Bảo hành sửa chữa --> Kỹ thuật BHSC. Tại đây tất cả các phiếu BHSC được giao kỹ thuật là user đang đăng nhập vào hệ thống sẽ hiển thị ra.
Nhân viên kỹ thuật sẽ tiến hành chẩn đoán bệnh nếu chưa có đối tượng nào chẩn đoán trước đó, hoặc bắt tay vào sửa chữa nếu bệnh đã được chẩn đoán và ghi rõ yêu cầu cần sửa ở khâu trước của quy trình(người tiếp nhận máy từ khách hàng đã ghi rõ), sau khi sửa chữa xong, kỹ thuật sẽ xác nhận kết quả sửa chữa của mình vào các cột sau:
1. Check vào Sửa xong nếu đã thực sự sửa xong.
2. Sửa xong mà sửa thành công thì check vào Sửa OK, nếu không sửa được bệnh của máy thì không check vào Sửa OK.
3. Check vào Test xong nếu đã thực sự test xong(sau khi sửa).
4. Test xong mà máy chạy tốt thì check vào Test OK, nếu test thấy có lỗi thì không tick vào Test OK.
Sau khi check vào thì hệ thống sẽ hiển thị yêu cầu xác nhận lại. Nhấn OK để đồng ý.
Lưu ý: Chỉ có thể check vào Sửa OK sau khi đã check Sửa xong, chỉ có thể check vào Test OK sau khi đã check Test xong.
Nếu máy đã trả lại cho khách thì user không thể thay đổi các trạng thái nói trên.
3.5 Nhân viên trả máy cho khách hàng
(Thông thường người này chính là nhân viên tiếp nhận máy của khách)
Để trả hàng cho khách vào menu sau: Add-Ins --> Bảo hành sửa chữa --> Phiếu biên nhận BHSC.
Cách 1: Ta check vào dấu check tại cột Đã trả khách để xác nhận việc trả lại hàng cho khách. Sau khi check bạn nhận được thông báo. Chọn Yes nếu bạn xác nhận hành động trả khách, trái lại nhấn No.
Cách 2:
- Hoặc chọn phiếu muốn trả sau đó kích vào nút Trả hàng cho khách.
- Form Trả lại cho khách hàng xuất hiện, ta tích vào nút Đã trả khách sau đó Ghi lại.
4. Nhận hàng BHSC và Gửi tới hãng/ NCC để BHSC
4.1 Quy trình
4.2 Lập phiếu bảo hành sửa chữa
- Vào menu Add-Ins --> Bảo hành sửa chữa.Cửa sổ xuất hiện:
- Nhấn lên menu Phiếu biên nhận BHSC, cửa sổ sau xuất hiện:
- Nhấn nút Thêm trên thanh menu để thêm phiếu biên nhận BHSC, màn hình Thêm mới phiếu bảo hành hiển thị. Nhập các thông tin như hướng dẫn trên hình:
- Chọn hãng/nhà phân phối bảo hành sửa chữa. Chọn tab Địa điểm bảo hành/ sửa chữa, sau đó chọn hình thức và hãng /nhà phân phối bảo hành sửa chữa.
- Chọn mã lỗi của mặt hàng
- Nhập các thông tin khác sau đó nhấn Ghi(Ctrl+S) để lưu lại phiếu tiếp nhận.
· Để sửa phiếu đã lập, bạn chọn 1 phiếu trong danh sách sau, sau đó nhấn đúp hoặc nhấn nút Sửa trên thanh công cụ.
- Các bước tiếp theo thao tác giống như khi thêm mới phiếu biên nhận BHSC.
- Để xóa phiếu đã lập bạn chọn một phiếu trong danh sách, sau đó nhấn vào nút Xóa và xác nhận lại thông báo để hoàn tất việc xóa phiếu.
4.3 Chuyển đến đơn vị bảo hành/nhà phân phối.
- Vào menu Adds_ins -->Bảo hành sửa chữa -->Chuyển BHSC tới nhà phân phối. Chọn tab Danh sách BHSC đang chờ chuyển tới NPP.
- Nhấn chuột phải hoặc nút vuông nhỏ tại phiếu muốn chuyển tới đơn vị bảo hành/nhà cung cấp chọn Lập phiếu chuyển.
- Giao diện Thêm phiếu chuyển BHSC tới nhà NPP hiển thị. Ta nhập thêm Ghi chú sau đó nhấn Ghi lại.
4.4 Nhận lại hàng BHSC từ nhà phân phối
- Vào menu Adds_ins -->Bảo hành sửa chữa -->Chuyển BHSC tới nhà phân phối. Chọn tab Giao và nhận lại hàng BHSC từ NPP.
- Ta có thể lọc theo trạng thái, khoảng thời gian tiếp nhận của các phiếu BHSC.
- Ta chọn phiếu đã nhận lại dừ nhà phân phối và kích đúp chuột tại phiếu đó. Giao diện hiển thị như sau, ta tích vào nút Nhận lại từ NPP sau đi nhấn Ghi lại.
4.5 Trả lại hàng cho khách
Để trả hàng cho khách vào menu sau: Add-Ins --> Bảo hành sửa chữa --> Phiếu biên nhận BHSC.
Cách 1: Ta check vào dấu check tại cột Đã trả khách để xác nhận việc trả lại hàng cho khách. Sau khi check bạn nhận được thông báo. Chọn Yes nếu bạn xác nhận hành động trả khách, trái lại nhấn No.
Cách 2:
- Hoặc chọn phiếu muốn trả sau đó kích vào nút Trả hàng cho khách.
- Form Trả lại cho khách hàng xuất hiện, ta tích vào nút Đã trả khách sau đó Ghi lại.
5. Chấm điểm cho kỹ thuật viên.
- Vào menu sau: Add-Ins --> Bảo hành sửa chữa --> Phiếu biên nhận BHSC.
- Nhấn vào nút ô vuông nhỏ,kích chuột phải tại phiếu mà nhân viên kỹ thuật đó sửa để cho điểm. Hoặc chọn phiếu muốn cho điểm sau đó chọn chức năng Cho điểm Kỹ thuật BHSC.
- Màn hình Cho điểm kỹ thuật BHSC hiển thị, ta nhập trực tiếp điểm trên từng mặt hàng, sau đó nhấn Ghi lại.