Thế giới sữa sử dụng phần mềm bán hàng gì? 

Là 1 chuỗi cửa hàng uy tín chất lượng nhất ở Việt Nam với hơn 600 cửa hàng trải dài từ Bắc vào Nam với 11 hệ thống Logistic hiện đại đi kèm, việc sử dụng phần mềm quản lý bán hàng là rất cần thiết. Phần mềm Htsoft được thế giới sữa tin tưởng và giao cho trọng trách này. Để trả lời cho câu hỏi : "Tôi được gì khi mua phần mềm HTsoft?" "Tại sao tôi phải chọn HTsoft?", bài viết dưới đây sẽ trả lời cho bạn. 

1. Trước HTsoft, thế giới sữa đã sử dụng phần mềm quản lý nào?

Thế giới sữa khi chuẩn bị lấy tên này, trước đó có sử dụng phần mềm Effect. Là 1 phần mềm kế toán và quản lý tổng thể chuyên biệt,, Effect giúp thế giới sữa quản lý kế toán 1 cách hiệu quả nhưng chưa thật sự đầy đủ như thế giới sữa mong đợi. Đến cuối 2015, thế giới sữa khai trương cửa hàng đầu tiên và tin tưởng sử dụng HTsoft.

2. Những yêu cầu đặt ra cho hệ thống phần mềm sẽ như thế nào? 

Thế giới sữa yêu cầu về hệ thống phần mềm

• Tự động hóa các điểm bán hàng. Bao gồm: quản lý mua hàng, bán hàng, quản lý kho, quản lý nhân viên, quản lý khuyến mãi, mã vạch ..
• Đảm bảo mô hình quản lý chuỗi: hệ thống phải đảm bảo tính tích hợp dữ liệu trong chuỗi, quản lý chính sách giá trong chuỗi, quản lý và phân bổ hàng hóa, quản lý sản phẩm theo nhiều đơn vị, quản lý các chương trình khuyến mãi, KHTT ...
• Tích hợp hệ thống bán hàng với hệ thống kế toán tài chính : Đảm bảo đồng bộ và tích hợp với phần mềm kế toán nhằm lập báo cáo tài chính và báo cáo thuế. Việc tích hợp 2 giải pháp với nhau sẽ giúp doanh nghiệp vận hành đồng bộ mà không cần nhập liệu 2 lần trên 2 bộ phần mềm quản lý khác nhau góp phần giảm thiểu thời gian, nhân sự và cũng chính là giảm thiểu chi phí cho doanh nghiệp trong công tác nhập liệu đồng thời giảm thiểu tối đa sai sót có thể xảy ra
• Hệ thống báo cáo thông minh và kịp thời : Ngoài những yêu cầu về nghiệp vụ quản lý, những hệ thống lớn như THẾ GIỚI SỮA cũng có nhiều thách thức cần đáp ứng về giải pháp CNTT.

-       Mỗi năm số giao dịch phát sinh lên tới hàng trăm triệu giao dịch. Với số lượng giao dịch lớn như vậy thì đòi hỏi phần mềm quản lý phải hoạt động cực kỳ tối ưu để đảm bảo sự ổn định và tốc độ xử lý nhanh

-      Hệ thống đang hoạt động với số lượng 600 cửa hàng ở các khu vực địa lý cách xa nhau, tốc độ mở thêm các cửa hàng vẫn đang rất nhanh. Vậy làm sao để giải pháp phần mềm có thể đáp ứng được, dữ liệu trong hệ thống phải được cập nhật đồng bộ  real-time nhanh nhất và chính xác nhất.

-       Mỗi ngày có khoảng hơn 1000 nhân sự đang làm việc đồng thời trên hệ thống phần mềm cũng là 1 thách thức không hề nhỏ cho một giải pháp công nghệ.

-       Hệ thống phải được bảo mật dữ liệu tuyệt đối.

-      Có khả năng tùy biến linh hoạt nhằm đáp ứng tối đa không chỉ các yêu cầu hiện tại mà còn phát triển trong tương lai.

-      Hệ thống kế toán, thường các đơn vị sẽ phát sinh trong khoảng 20-30 ngàn chứng từ kế toán mỗi năm nhưng với Thế Giới Sữa con số đó lên tới hàng trăm triệu chứng từ. Với 1 con số khổng lồ như vậy chắc chắn cũng là 1 vấn đề không hề nhỏ cho các giải pháp phần mềm trong nước hiện nay.

-      Có khả năng tích hợp được với nhiều  thiết bị phần cứng khác như Tổng đài số, máy đọc mã vạch, máy in mã vạch, máy in bill, bộ hiển thị màn hình cho khách hàng

Tất cả những yêu cầu trên đều đã được Phần mềm quản lý bán hàng thông minh HTsoft triển khai trọn vẹn

• Quản lý hàng hóa và điều chuyển hàng hóa trong hệ thống.
• Thực hiện các nghiệp vụ bán lẻ tại quầy thu ngân với giao diện thân thiện, dễ dùng và tiện tích. Nhân viên thu ngân có thể tìm kiếm nhanh hàng hóa theo mã vạch, theo mã hàng, mã hiệu hoặc bất kỳ kí tự nào theo tên hàng hóa.
• Cho phép phân quyền hoặc khóa quyền nhập liệu lệch ngày hiện tại để giảm thiểu sai sót cho nhân viên. Hỗ trợ được tính năng khóa kỳ dữ liệu.
• Phiếu chốt tiền hỗ trợ chốt ca nhân viên khi kết thúc mỗi ca làm việc.
• Quản lý giá bán. Quy mô cửa hàng rộng lớn lại tổ chức tại nhiều khu vực địa lý khác nhau nên giá bán cũng được tổ chức làm sao cho phù hợp với từng khu vực. HTsoft cho phép thiết lập bảng giá kế hoạch theo từng kho bán hàng và đặt lịch kích hoạt cho từng kế hoạch giá. Đồng thời hỗ trợ lưu lại 5 lần thay đổi giá gần nhất để phân tích, theo dõi sự biến động về giá bán.
• Quản lý giá nhập. Giá nhập hàng tại các điểm khác nhau trên hệ thống là khác nhau do bị ảnh hưởng bởi nhiều yếu tố như: đơn vị cung cấp hàng hóa khác nhau, chi phí vận chuyển, chi phí bảo quản khác nhau ...
• Quản lý các chương trình khuyến mãi. Các chương trình khuyến mãi đa dạng và linh hoạt, áp dụng cho 1 hoặc nhiều cửa hàng khác nhau trên hệ thống.
• Quản lý quỹ  - Ngân hàng
• Quản lý và giám sát hoạt động của nhân viên. Mỗi nhân viên được cung cấp 1 account với quyền hạn theo đúng vai trò của họ. Từng hoạt động của mỗi accout sẽ được lưu lại lịch sử từ việc thời gian log in, log out khỏi phần mềm, các hoạt động sửa xóa chứng từ trên phần mềm ... Không chỉ hỗ trợ cho hệ thống trong việc phát hiện vấn đề mà còn giúp phục hồi những dữ liệu đã bị mất, bị sửa.
• Hệ thống báo cáo được HTsoft tổ chức thông minh và phân hóa theo nhiều tiêu chí, nhiều cấp độ phù hợp với các cấp bậc quản lý trong doanh nghiệp. Các báo cáo có thể được truy xuất từ xa qua hệ thống mạng internet trên các thiết bị: Laptop, PC, điện thoại di động trên cả hệ điều hành Android và iOS... Ngoài ra HTsoft còn cho phép người dùng định nghĩa được các báo cáo gửi về Email theo định kỳ cho người quản lý để các nhà quản lý dễ dàng nắm bắt được thông tin tổng quát nhất về tình hình hoạt động và phát triển của doanh nghiệp. VD: BC về tình hình phát triển cửa hàng (bao nhiêu cửa hàng được mở mới, bao nhiêu cửa hàng đang hoạt động, bao nhiêu cửa hàng đã tạm dừng hoạt động), BC doanh thu các cửa hàng hàng ngày, hàng tháng; BC doanh thu các ngành hàng chính và so sánh tỉ lệ doanh thu giữa các ngành hàng....

Cơ chế “Tự động đồng bộ” là một cơ chế thông minh mà HTsoft đang áp dụng để dữ liệu được đồng bộ từ phân hệ bán hàng sang phân hệ kế toán mà không cần nhập lại, nhờ vậy mà dữ liệu trên hệ thống kế toán tài chính được cập nhật kịp thời. Dữ liệu được nhập trên hệ thống bán hàng, sau đó định kỳ được chuyển sang hệ thống kế toán hàng đêm để thực hiện các nghiệp vụ hạch toán kế toán, dữ liệu kê khai thuế, báo cáo tài chính và các báo cáo quản trị khác.

Mỗi ngày Thế Giới Sữa phát sinh hàng chục ngàn giao dịch bán hàng, 1 con số không hề nhỏ nên để đáp ứng được hoạt động của toàn hệ thống đòi hỏi HTsoft đã phải nghiên cứu, áp dụng các giải pháp quản lý tối ưu, giải pháp công nghệ cực kỳ thông minh và hiện đại thì hệ thống mới có thể vận hành ổn định như hôm nay. Đồng thời HTsoft cũng đã hỗ trợ tích hợp thành công giải pháp in hóa đơn điện tử  với nhiều đơn vị như: Viettel, VNPT,Soft Dream... Với hệ thống Thế Giới Sữa hiện tại đang tích hợp in hóa đơn điện tử với Soft Dream.

Hệ thống giải pháp HTsoft đảm bảo khả năng mở rộng để đồng hành và phát triển cùng sự lớn mạnh của doanh nghiệp như sau:

-        Số lượng máy tính truy cập đồng thời vào phần mềm có thể lên tới hàng ngàn máy tính.

-        Mở rộng không giới hạn điểm bán hàng mới mà vẫn đảm bảo về vấn đề tốc độ và sự ổn định của phần mềm.

-        Khả năng mở rộng chức năng linh hoạt khi có các yêu cầu phát sinh mới để phù hợp với nhu cầu quản lý của doanh nghiệp.

HTsoft là một trong số rất ít các giải pháp phần mềm trong nước đã tích hợp thành công giữa giải pháp bán hàng và giải pháp kế toán cho các hệ thống chuỗi cửa hàng với số điểm bán hàng lên tới hàng trăm hay hàng ngàn shop như Thế Giới Sữa theo phong cách ERP chuyên nghiệp. Cùng đồng hành với Thế Giới Sữa để hệ thống hoạt động thành công như hôm nay, HTSOFT tự hào vì nhận được sự tin tưởng và lựa chọn từ khách hàng.