Tin chi tiết

QUẢN LÝ CÔNG VIỆC – TASK MANAGER

1.     Mục đích

v QL công việc cá nhân:

-         Lên lịch công việc

-         Sắp xếp xử lý công việc theo thứ tự ưu tiên

-         Hệ thống hiển thị thông báo nhắc việc ngay khi truy cập vào PM, có thể đặt lịch nhắc riêng cho từng công việc

-         Giám sát tiến độ thực hiện công việc để đôn đốc công việc và lưu lại kết quả công việc

-         Tương tác và phản hồi tình hình kịp thời với những thành viên cùng tham gia chung với mình 1 công việc

-         Dễ dàng export bảng công việc cá nhân ra excel

v Quản lý công việc của doanh nghiệp

-          Quản lý nhân viên và các phòng ban trong DN

-         Quản lý được chi tiết, đầy đủ từng hạng mục công việc: thời gian bắt đầu, thời gian kết thúc công việc, phòng ban nào quản lý, người trực tiếp điều hành công việc, tình trạng công việc, mức độ ưu tiên, công việc này làm việc liên quan tới đơn hàng nào, khách hàng nào của công ty, các khoản phí cho nhân viên ....

-         Phân công công việc cho nhân viên, nhóm nhân viên, phòng ban trong công ty. Giúp công ty cắt giảm được thời gian làm việc và các khâu trung gian ko cần thiết

-         Quản lý và theo dõi được tiến độ công việc của nhân viên

-         Nắm bắt được tình hình nhân sự để có sự điều phối công việc phù hợp

-         Lưu lại lịch sử thông tin, diễn biến và kết quả các công việc để làm dữ liệu căn cứ cho 1 số phòng ban liên quan

-         Giúp doanh nghiệp có căn cứ để hạch toán lương thưởng cho nhân viên, đánh giá và khen thưởng cho các bộ phận, phòng ban

v Đối với nhà quản lý

Người quản lý không chỉ theo dõi được tình hình công việc chung của các bộ phận, phòng ban và từng nhân viên mà còn dễ dàng đựa ra chỉ thị, quyết định, điều chỉnh nhanh chóng, kịp thời. Ngoài ra người quản lý cũng có thể  quản lý được công việc của chính mình như: lên lịch hẹn, lịch làm việc chi tiết để hệ thống lưu trữ và nhắc nhở  tránh bỏ lỡ việc, từ đó nâng cao hiệu quả làm việc hơn.

2.     Phân quyền

User phải thuộc nhóm quyền có mã quyền:

CRM10 : Quản lý Tasks

3.     Hướng dẫn sử dụng

Truy cập chức năng: Menu Add-in -> Tasks Manager

3.1.           Tạo lịch công việc mới/Giao việc

Có thể thêm mới 1 lịch công việc cá nhân hoặc 1lịch việc để giao cho các user trong cùng hệ thống.

v Thêm lịch cá nhân

Có thể thêm theo 1 trong 2 cách như hình sau

Cách 1: Kích nút “Thêm” để thêm1 lịch công việc mới

Cách 2: Trên Grid phía dưới kích chuột phải -> chọn “Thêm”

Sau khi ấn “Thêm”, giao diện nhập liệu công việc được mở ra:

Các thông tin chi tiết cho 1 công việc bao gồm:

-         Nội dung công việc: mô tả nội dung chi tiết cho công việc đang lên lịch

-         Loại công việc: VD: Lập lịch hẹn, triệu tập cuộc họp, báo cáo công việc, giao vận, lịch công tác …

-         Nhóm công việc: Có thể phân loại thành các nhóm công việc như: hành chính, kế toán, kinh doanh, kĩ thuật ….

-         Phòng Ban trong công ty

-         Người quản lý chính của công việc

-         Thời gian bắt đầu, thời gian kết thúc. Sau khi ghi công việc đang tạo thì hệ thống sẽ sinh công việc ra trên mỗi ngày, kể từ thời gian bắt đầu đến thời gian kết thúc 1 công việc như vậy.

-         Nhắc trước: tích thuộc tính này nếu như cần nhắc lịch trước về công việc này, thời gian nhắc trước là bao nhiêu.

-         Tình trạng về tiến độ thực hiện công việc: đang lập kế hoạch, đang thực hiện hay đã hoàn tất

-         Độ ưu tiên, độ quan trọng của công việc

-         Đối tác làm việc cùng: Liên kết với danh sách KH – NCC trong hệ thống. Bao gồm các thông tin Tên KH, địa chỉ, người liên hệ, số điện thoại. Những thông tin này mặc định sẽ tự động lấy thông tin đã có sẵn trong danh mục Khách hàng – Nhà cung cấp. Trường hợp có sự thay đổi theo từng lần ghi lịch công việc, người dùng hoàn toàn có thể chỉnh sửa, bổ sung note tiếp lên trên form thêm mới công việc này. Những thông tin ghi thêm sẽ được lưu cho công việc đang tạo và ko tự động update trở lại các thông tin trong “Danh sách khách hàng – nhà cung cấp” trước đó.

-         Một số thông tin khác như: phí công tác, số giờ công, phí phát sinh, số SO (nếu đang lên lịch với khách hàng liên quan tới 1 đơn đặt hàng của khách đó) …..

Sau khi đã ghi nhận đủ thông tin, ấn nút “Ghi” để lưu lại công việc.

v Thêm lịch để giao việc

Có thể thêm 1 lịch giao việc theo 1 trong 2 cách sau

Cách 1: Ấn vào nút “Giao việc” trên thanh công cụ phía trên

Cách 2: Trên Grid phía dưới kích chuột phải -> Kích chọn “Giao việc/Nhắn tin”

Sau khi thêm mới, form thông tin chi tiết sẽ mở lên như sau:

Các thông tin chi tiết tương tự như khi thêm lịch cá nhân. Ngoài ra bổ sung thêm các user được giao việc ở phần  User(s)  dưới cùng. Có thể chọn giao việc cho 1 hoặc nhiều user.

VD: Thêm 1 giao việc và gán user giao việc

Sau khi ấn “Ghi” xong mỗi user được giao việc sẽ nhận được thông báo có bao nhiêu công việc cần phải làm và trong phần “Lịch cá nhân” của họ sẽ nổi lên 1 công việc mà họ vừa giao.

Trên form “Lịch cá nhân” của người giao việc sẽ tạo ra “N” công việc tương ứng với “N” user được giao, nội dung như “Giao việc” ban đầu đã giao. Giữa user giao việc và user được giao việc có thể tương tác qua lại trên công việc của họ.

Giao diện người giao sau khi ghi giao cho 2 user

Giao diện từng user nhận khi được giao

Các user có thể phản hồi, nhắn tin trao đổi trên chính công việc của họ. Mỗi user được giao tạo ra 1 công việc riêng nên phản hồi của các user thì chỉ user đó và người giao việc nhìn thấy được

3.2.           Theo dõi lịch cá nhân của từng user

Mỗi user sẽ theo dõi các công việc của mình trên tab “Lịch cá nhân”

Khi Log-in vào phần mềm, truy cập chức năng “ Tasks Manager”, hệ thống sẽ hiện pop up có báo có bao nhiêu công việc cần làm.

Để tạm dừng hiện Pop-up thông báo thì tích nút “Stop notify”

Khi truy cập vào “Tasks Manager” -> Danh sách các công việc của user hiện hành sẽ thể hiện trên tab “Lịch cá nhân” để user tiện theo dõi các công việc của mình.

Có thể lựa chọn 1 trong các tùy chọn sau để xem danh sách lịch

ü  Xem theo ngày: Danh sách công việc của user hiện hành lọc theo trạng thái đang “active” hay “all” của ngày đang chọn

VD: List công việc của ngày 31/01/2019 đang có 3 công việc đang active, vị trí các công việc và độ rộng phụ thuộc vào thời gian giờ bắt đầu và giờ kết thúc

Note: Trạng thái công việc:

§  Active : Công việc được tạo đang bật chế độ “Nhắc trước” và đang chưa ở tình trạng  “Đã hoàn thành”

§  All: Công việc được tạo đang ở chế độ “Nhắc trước”

ü  Xem theo tuần: Danh sách các việc của user hiện hành theo trạng thái “Active” hay  “All” của tuần mà chứa ngày đang lựa chọn

ü  Xem theo tháng: Danh sách các công việc của user hiện thành theo trạng thái “Active” hay “All” của tháng mà chứa ngày đang được lựa chọn

3.3.         Tổng hợp lịch công viêc

Hỗ trợ tổng hợp toàn bộ list danh sách lịch công việc đã tạo ra trên phần mềm, có thể lọc theo tiêu chí thời gian, theo loại công việc, theo tình trạng hoàn thành công việc hay theo từng phòng ban, cá nhân.