Tin chi tiết

Hướng dẫn module quản lý giao vẬN

I.                   Mục đích quản lý

Để đáp ứng nhu cầu về việc theo dõi , quản lý toàn bộ quá trình trình vận chuyển hàng hóa trong doanh nghiệp. Module quản lý vận chuyển sẽ giải quyết được các vấn đề sau đây:

-          Thiết lập và quản lý các thông tin phục vụ cho quá trình vận chuyển: Đơn vị vận chuyển, danh sách nhân viên vận chuyển, các tuyến vận chuyển, trạng thái của các đơn vận chuyển, loại vận chuyển, dạng hàng hóa,  xe vận chuyển, hình thức vận chuyển.

-          Kết nối với Hóa Đơn bán hàng(Bán buôn/bản lẻ) kế thừa toàn bộ thông tin từ hóa đơn bán hàng  hỗ trợ lập nhanh vận đơn từ một hoặc nhiều hóa đơn bán hàng.

-          Các bộ phận liên quan đều có thể theo dõi được trạng thái và quá trình vận chuyển của từng vận đơn.

-          Đối với nhân viên giao nhận thì hỗ trợ giao diện tương tác cả trên PC và Mobile hỗ trợ việc tương tác cập nhật tình trạng giao hàng được nhanh chóng và kịp thời. Về trạng thái hủy hàng cho phép hủy 1 phần hàng và theo dõi tiếp quá trình chuyển trả về kho.

-          Đối với nhân viên giao nhận hỗ trợ thêm chức năng chuyển user giao vận có theo dõi được lịch sử chuyển nhân viên.

-          Đối với các đơn vị vận chuyển liên kết, phần mềm hỗ trợ public API để chuyển nhanh các vận đơn sang đơn vị vận chuyển và cập nhật trạng thái vận đơn realtime.

-          Hỗ trợ nhiều loại báo cáo thống kê về tình trạng vận chuyển, nhân viên vận chuyển,  đơn vị vận chuyển, tuyền đường …

-          Có giao diện hỗ trợ tra cứu nhanh trạng thái đơn hàng đang vận chuyển theo số vận đơn hoặc số phiếu bán hàng.

-          Báo cáo doanh số/công nợ theo nhận viên giao nhận: theo dõi công nợ của nhân viên theo từng chi nhánh.

-           Báo cáo công nợ đối với từng NCC dịch vụ vận chuyển

II.                Luồng quy trình

1.      Quy trình thực hiện

2.      Quy trình chuyển trạng thái của vận đơn.

III.             Cấu hình các danh mục

1.      Đơn vị chuyển phát.

-          Khai báo đơn vị chuyển phát như: GHN,Viettel, Ahamove …

-          Danh sách các đơn vị vận chuyển

Cách kết nối tài khoản với các đơn vị vận chuyển

-          Nhấn nút thêm trên danh sách các đơn vị vận chuyển à hiển thị form thêm thông tin như sau:

-          Bước 1: Điền ShopID lấy thông tin shop ID này từ website của GHN. Chọn đơn vị chuyển phát tương ứng sau đó nhấn Ghi lại.

-          Bước 2: Kích đúp vào đơn vị vừa thêm hoặc nhấn sửa và điền thông tin kết nối API gốm email và mật khẩu sau đó nhấn nút “Lấy token” à hệ thống sẽ tự động lấy token kết nối của shop. Nhấn Ghi lại để hoàn tất.

2.      Phương tiện vận chuyển

3.      Danh sách trạng thái vận chuyển

4.      Loại chuyển phát

5.      Tuyến vận chuyển

IV.             Các bước lập và xử lý vận đơn trên PC

Bước 1: Lập vận đơn:

Lập vận đơn từ danh sách các phiếu xuất

-          Tại danh sách nhưng đơn hàng cần lập vận đơn sẽ là danh sách các đơn hàng được chọn lý do “Xuất hàng có y/c giao hàng” và chưa được lập vận đơn.

-          Nhân viên có thể chọn 1 hoặc nhiều đơn hàng cùng một khách hàng để lập vận đơn giao hàng.

Có 2 cách chọn phiếu xuất để tạo vận đơn:

-          C1: Kích nút dấu cộng tại dòng hóa đơn trên Grid để tạo vận đơn .

-          C2: Để tạo vận đơn từ  nhiều hóa đơn, ta tích chọn vào nút “chọn” đầu dòng của grid và nhấn dấu cộng tại 1 dòng grid bất kỳ để tạo vận đơn

Lập vận đơn từ giao diện của hóa đơn bán lẻ.

-          Tại giao diện hóa đơn bán lẻ, sau khi ghi lại phiếu, ta có thể trực tiếp tạo vận đơn giao hàng cho phiếu xuất bằng cách chọn chức năng Other à  Tạo phiếu giao vận

Giao diện lập vận đơn

-          Giao diện phiếu vận đơn: sau khi chọn phiếu xuất để lập vận đơn thì toàn bộ danh sách các mặt hàng chi tiết trong đơn hàng sẽ được hiển thị tại đây:

-          Chọn hình thức vận chuyển: Ta sẽ chọn hình thức vận chuyển là vận chuyển tại chỗ hoặc qua nhà phân phối vận chuyển. Tương ứng với hình thức vận chuyển đã chọn ta sẽ chọn user vận chuyển hoặc đơn vị chuyển phát.

-          Với hình thức công ty tự vận chuyển ta sẽ chọn user vận chuyển:

-          Với hình thức vận chuyển qua nhà cung cấp vc thì ta sẽ chọn đơn vị vận chuyển.

-          Thông tin người nhận:  thông tin người nhận mặc định là thông tin của khách hàng, thông tin này nếu thay đổi ta sẽ nhập lại trực tiếp tại đây

-          Nhập các thông tin liên quan đến vận đơn: Tuyến đường vc, đơn vị vc, nhân viên vc, dạng hàng hóa ….

-          Sau đó Ghi lại để tạo vận đơn. Sau khi tạo trạng thái của vận đơn được mặc định là trạng thái “Đang chờ đóng gói chuyển hàng”.

Kiểm tra công nợ của user/nhà cung cấp vận chuyển: hỗ trợ nhanh người điều phối vận chuyển kiểm tra nhanh tổng tiền thu hộ của mỗi user/đơn vị vận chuyển.

-           Tại giao diện sau khi chọn user/đơn vị vận chuyển ta kích vào nút

-          Hệ thống sẽ hiện thị danh sách các phiếu xuất và số vận đơn,tổng tiền mà user/đơn vị vc đang vận chuyển (chỉ hiển thị những vận đơn chưa hoàn tất).

Bước 2: Đóng gói và xuất hàng

-          Tại danh sách “Vận đơn chờ xuất kho” :nhân viên kho sẽ nhìn thấy danh sách các mặt hàng cần đóng gói giao hàng và toàn bộ thông tin về phiếu chuyển phát, nhân viên, đơn vị chuyển phát

-          Nhân viên kho sẽ thực hiện việc đóng gói chờ xuất hàng. Để người quản lý kiểm soát theo dõi được quá trình thì với mỗi vận đơn sau khi được đóng gói nhân viên kho sẽ tích đánh dấu vận đơn và kích nút “Đóng gói xong” để đánh dấu chuyển trạng thái vận đơn về trạng thái “Đã đóng gói chờ NV giao nhận lấy hàng”.

-          Khi nhân viên hoặc đơn vị vận chuyển đến nhận vận đơn thì nhân viên kho sẽ tích vào nút chức năng tại cột “Giao cho NV vận chuyển” để cập nhật trạng thái của vận đơn sang trạng thái nhân viên giao hàng đã nhận hàng  (“Đã xuất kho & giao cho nhân viên giao nhận”).

Ghi chú màu sắc dòng hiển thị trên grid:

-          Không đánh dấu màu: là những vận đơn chờ đóng gói để xuất kho

-          Màu xanh: thể hiện các vận đơn đã được đóng gói xong chờ xuất kho.

-          Đối với những đơn hàng đã giao sẽ mất đi khỏi giao diện này.

Bước 3: Giao hàng (hỗ trợ cả giao diện máy tính& Mobile)

-          Tại Danh sách các phiếu giao vận cần giao thì nhân viên giao nhận khi đăng nhập vào sẽ nhìn thấy tất cả những phiếu giao vận mà mình được phân công giao – Trạng thái là “Đã xuất kho & nhân viên giao nhận đã nhận”   và user giao hàng là user đang đăng nhập hiện hành.

-          Ghi chú màu sắc dòng hiển thị trên grid

o   Không đánh dấu màu: là những vận đơn đang chờ giao hàng

o   Màu xanh: thể hiện các vận đơn đang trên đường giao hoặc đang trên đường chuyển trả về kho

o   Màu cam:  đánh dấu những vận đơn do user khác chuyển đến và đang chờ xác nhận

o   Màu xám: đánh dấu những vận đơn chuyển cho user khác và đang chờ user nhận xác nhận

-          Tại danh sách này ta kích nhanh vào ô vuông phía bên phải  cột “Số vận đơn” để xem nhanh thông tin về quá trình cập nhật trạng thái của vận đơn đó. Kích đúp để mở chi tiết vận đơn

-          Khi nhân viên bắt đầu giao đơn hàng nào thì cập nhật trạng thái của đơn hàng về trạng thái  “Đang trên đường vận chuyển” bằng cách tích chọn vận đơn và nhấn nút “Bắt đầu chuyển”

-          Sau khi giao hàng cho khách hàng thì nhân viên giao nhận cập nhật trạng thái đơn hàng vê trạng thái tương ứng để xác nhận hoàn thành đơn hàng:

o   Khách hàng đã nhận hàng : Chọn vận đơn trên grid và tích vào nút chức năng

o   Khách hàng trả lại hàng: Chọn vận đơn trên grid và tích vào nút chức năng

o    

o   Khách hàng trả lại 1 phần: trong trường khách hàng trả lại một phần hàng thì user vận chuyển chọn vận đơn và kích nút chức năng .

§  Hệ thống hiển thị thông báo xác nhận -> Nhấn Yes.

§  Ta nhập ghi chú trả lại và nhập số lượng trả lại. Trường hợp trả lại tất cả ta nhập số lượng trả bằng số lượng xuất

§  Nhấn nút Ghi để hoàn tất.

-          Tab “Khách hàng trả lại hàng”: những đơn hàng mà khách hàng trả lại (trả lại 1 phần hoặc tất cả). Khi nhân viên chuyển hàng lại kho của công ty sẽ chọn đánh dấu những đơn hàng sau đó chọn chức năng “Chuyển trả về kho”. Những đơn hàng này sẽ được hoàn tất quá trình khi nhân viên kho xác nhận đã nhận hàng

-          Tab “Khách hàng đã nhận”: Hiển thị toàn bộ danh sách vận đơn đã giao thành công

Bước 4: Chuyển user vận chuyển

-          Tại danh sách “Vận đơn chờ giao” , nhân viên giao vận có thể chuyển cho user vận chuyển khác bằng cách chọn vận đơn và kích vào nút chức năng “Chuyển user khác”.

Hoặc mở form vận đơn chi tiết và kích nút “Chuyển user khác”

-          Sau khi kích nút “Chuyển user khác” thì hệ thống sẽ hiển thị ra form để nhập thông tin như sau:

-          Bạn sẽ chọn nhân viên giao nhận sẽ nhận vận đơn và ghi chú cho việc chuyển user này sau đó Ghi lại để hoàn tất.

-          Sau khi user được chuyển xác nhận đã nhận hàng thì vận đơn sẽ không hiển thị tại danh sách này nữa.

Bước 5: User vận chuyển xác nhận vận đơn

-           Tại giao diện “Vận đơn chờ giao” sẽ hiển thị danh sách các phiếu cần giao và cả phiếu được user chuyển đến và cần xác nhận trước khi giao. Những vận đơn cần xác nhận sẽ có màu Orange như hình, và với những phiếu này sẽ xuất hiện thêm nút Check tại cột XN(xác nhận). Để xác nhận nhận vận đơn, user kích tại nút xác nhận của vận đơn tương ứng hoặc chọn vận đơn và kích nút  trên thanh công cụ bên trên.

-          Hệ thống sẽ hiển thị form chứa thông tin về user chuyển và tin nhắn. Nhấn nút Xác nhận để xác nhận đã nhận vận đơn.

-          Sau khi xác nhận thì user vận chuyển sẽ được cập nhật lại và user nhận vận đơn sẽ thực hiện các bước vận chuyển như các vận đơn khác.

Bước 6 : Bộ phận kho xác nhận đã nhận lại hàng trả lại

-          Tại danh sách “Vận đơn chờ xuất kho” vào tab “Chờ nhận lại về kho” hiển thị toàn bộ danh sách các vận đơn ở  trạng thái “Khách hàng đã hủy” và “Đang chuyển trả lại kho”.  Thủ kho khi nhận hàng sẽ chọn vận đơn và kích nút “Hàng bán trả lại” à mọi thông tin về trả lại sẽ được chuyển sang phiếu hàng bán trả lại. Sau khi ghi phiếu hàng bán trả lại hệ thống sẽ tự động cập nhật vận đơn về trạng thái “Thủ kho đã nhận lại hàng” và hoàn tất quá trình vận chuyển.

V.                Danh sách vận đơn

-          Mục đích:  Là danh sách tất cả các vận đơn theo chi nhánh, khoảng thời gian, trạng thái vận đơn, hình thức, tuyến, đơn vị, loại vc, user vận chuyển, xe vận chuyển …. Hỗ trợ người quản lý điều phối vận cập nhật trạng thái vận đơn (trong trường hợp đặc biệt hoặc cập nhật trạng thái vận đơn  từ đối tác vận chuyển khi chưa dùng API  kết nối trực tiếp), chuyển user vận chuyển khác.

-          Giao diện  danh sách vận đơn

-          Màu sách các dòng trên grid

o   Màu xanh: Vận đơn ở trạng thái đang giao, đang vận chuyển hàng về kho

o   Màu đỏ: Vận đơn ở trạng thái Bị hủy và hủy một phần

o   Màu xám: Vân đơn ở trạng thái khách hàng đã nhận hoặc thủ kho đã nhận lại hàng

-          Tại danh sách này ta kích nhanh vào ô vuông phía bên phải  cột “Số vận đơn” để xem nhanh thông tin về quá trình cập nhật trạng thái của vận đơn đó.

-          Để cập nhật trạng thái vận đơn ta nhấn chuột phải tại vận đơn muốn cập nhật trạng thái và chọn chức năng cập nhật trạng thái. Hệ thống sẽ mở from cho phép bạn chọn trạng thái nhập ghi chú và Ghi lại.

VI.             Các bước lập và xử lý vận đơn trên Mobile

-          Mục đích: Hỗ trợ nhận viên giao nhận cập nhật trạng thái vận đơn khi đi giao hàng, xem và tra cứu các thông tin liên quan.

-          Tạo user sử dụng bản mobile(có file hướng dẫn riêng). Đăng nhập vào app trên Adroid/IOS theo email và pass đã tạo để sử dụng.

 Bước 1: Danh sách vận đơn:  Hiển thị danh sách toàn bộ vận đơn mà user đang đăng nhập vào được giao vận chuyển vận đơn.

-          Danh sách vận đơn được hiển thị theo các trạng thái

o   Pending:  Đang chờ vẫn chuyển

o   Cancelled: Đã hủy- bị khách hàng hủy toàn bộ và hủy một phần

o   Done: Danh sách các phiếu đã giao xong

o   All: Toàn bộ các vận đơn

-          Màu sắc hiển thị vận đơn tại tab Pending:

o   Màu xanh: Danh sách vận đơn đang trên đường giao

o   Màu vàng: Danh sách vận đơn đang chờ giao

o   Màu cam: Vận đơn do user khác chuyển đến và chờ xác nhận

o   Màu xám: Vận đơn đã chuyển user khác và đang chờ use nhận xác nhận nhận vận đơn.

Bước 2 :Cập nhật trạng thái vận đơn

Vuốt sang bên phải sẽ hiển thị các nút trạng thái để cập nhật lại trạng thái của vận đơn.

o   Chuyển user:  chuyển vận đơn cho user vận chuyển khác . Hệ thống hiển thị form cho phép chọn user vận chuyển mới và nhập nội dung ghi chú chuyển. Nhấn nút “Chuyển” để ghi lại.

o   Đang giao: Đánh dấu vận đơn bắt đầu đi giao để hỗ trợ quản lý và khách hàng tra cứu được trạng thái tức thời của vận đơn.  Sau khi kích thì hiển thị form hỗ trợ ghi lại ghi chú nếu có và nhấn Ghi lại.

o   Đã giao: Cập nhật trạng thái giao hàng hoàn tất khách hàng đã nhận hàng thành công. Sau khi kích thì hiển thị form hỗ trợ ghi lại ghi chú nếu có và nhấn Ghi lại

o   Hủy:  Cập nhật trạng thái hủy đơn hàng(hủy toàn bộ) .Sau khi kích thì hiển thị form hỗ trợ ghi lại ghi chú hủy và nhấn Ghi lại

Bước 3: Kích vào chi tiết từng dòng vận đơn tại danh sách vận đơn để xem chi tiết vận đơn. Tại giao diện xem chi tiết vận đơn có thể cập nhật ngay trạng thái vận đơn như trên.

-          Để hủy một phần hàng trong đơn. User kích vào từng mã hàng và nhập số lượng hủy sau đó nhấn nút  để ghi lại trạng thái phiếu khách hàng trả lại 1 phần.

Bước 4: Xác nhận vận đơn được chuyển đến

-          Tại danh sách các vận đơn, vận đơn cần xác nhận sẽ có màu cam như hình:

-          User cần vuốt sang bên phải để nhìn thấy nút chức năng “Xác nhận”.  User cần nhấn nút xác nhận để nhận vận đơn và thực hiện tiếp các quy trình vận chuyển.

VII.          Báo cáo

1.      Tra cứu vận đơn

-          Mục đích: Hỗ trợ tra cứu nhanh trạng thái, thông tin của vận đơn dựa vào số vận đơn hoặc số phiếu xuất đơn hàng, hoặc thông tin của khách hàng.

-          Giao diện:

2.      Thống kê danh sách các phiếu xuất

-          Mục đích: thống kê và quản lý trạng thái của các vận đơn theo thông tin của phiếu xuất bán, kiểm tra nhanh được trạng thái vận đơn theo số phiếu bán.

-          Màu sách các dòng trên grid

o   Màu xanh: Vận đơn ở trạng thái đang giao, đang vận chuyển hàng về kho

o   Màu đỏ: Vận đơn ở trạng thái Bị hủy và hủy một phần

o   Màu xám: Vân đơn ở trạng thái khách hàng đã nhận hoặc thủ kho đã nhận lại hàng

3.      Báo cáo thống kê vận đơn theo trạng thái

-          Mục đích:  Tổng hợp được số lượng các vận đơn của toàn hệ thống hoặc so sánh các chi nhánh với nhau theo từng trạng thái của vận đơn. Có biểu đồ

-          Giao diện báo cáo

 So sánh số lượng vận đơn theo từng trạng thái các chi nhánh với nhau

Tổng hợp số lượng vận đơn theo trạng thái so sánh các user vận chuyển

Tổng hợp số lượng vận đơn theo trạng thái trên toàn chi  nhánh