Tin chi tiết

Thu hồi công nợ cũng cần phải có nghệ thuật! 

Kinh doanh bán buôn thì việc cho phép khách hàng nợ tiền sản phẩm là điều quá đỗi quen thuộc. Tuy nhiên làm thế nào để thu hồi được nợ nhanh chóng thì đó là cả một nghệ thuật. Không chỉ đơn thuần là nhấc máy lên giục khách hàng chuyển tiền mà nó là cả một kịch bản chuẩn bị từ trước.

- Trước khi gọi điện thì bạn cần lên danh sách những lý do khách hàng có thể đưa ra để từ chối thanh toán. Tốt nhất là mỗi lý do nên có các các phản hồi tương ứng để có thể kiểm soát tình hình và đưa khách hàng quay về với mục đích ban đầu của cuộc gọi.

- Lưu ý đến ngữ điệu và giọng nói trong quá trình gọi điện cho khách hàng. Không nên dùng giọng điệu quá tiêu cực để thông báo với khách hàng giống kiểu đi “đòi nợ” thông thường, bạn hãy nói chuyện thật lịch sự , mềm mỏng kết hợp với sử dụng âm trầm. Việc này sẽ có tác động mạnh mẽ tới người nghe.

- Một cuộc gọi sẽ trở nên vô ích khi bạn không có được một cam kết trả nợ. Bạn phải có được cam kết trả một phần hay toàn bộ hoặc một cuộc hẹn về ngày trả nợ. Lưu ý rằng bạn phải là người kiểm soát thời gian trả nợ.

Chúng ta đã có một kịch bản hoàn hảo rồi bây giờ cần là lên danh sách các khách hàng chúng ta cần phải đòi. HTsoft ở đây và hỗ trợ bạn điều đó bằng các báo cáo của mình.

1. Nhắc nợ tự động

 HTsoft có một tính năng nhắc nợ vô cùng tinh tế đó là gửi sms tự động, hệ thống sẽ tự động nhắc nợ khi đến hạn thanh toán cho từng khách hàng. Đương nhiên việc này diễn ra tự động, bạn chỉ cần soạn một nội dung và chờ đợi đến lịch để gửi đi. Việc này giúp bạn giới hạn được số lượng cuộc gọi đòi nợ của mình. Đây cũng là cách giúp cả bạn và khách hàng đều không quên nợ.

 2. Báo cáo công nợ đến và quá hạn

-      Liệt kê danh sách các khoản nợ đến và quá hạn theo lịch thanh toán

3. Báo cáo công nợ phải thu phải trả

-  HTsoft cho phép khai báo hạn mức công nợ theo từng đối tượng trên phần mềm. Báo cáo tổng hợp toàn bộ các khoản công nợ phải thu, phải trả đồng thời so sánh với hạn mức nợ đã khai báo cho từng đối ....

4. Báo cáo công nợ theo tuổi nợ

-       Tổng hợp giúp bạn đánh giá tuổi nợ của từng khách hàng bằng các mốc thời gian như sau:

·          1-15: Tổng tiền hoá đơn trong cột này đã quá hạn từ 1-15ngày.

·          15-30: Tổng tiền hoá đơn trong cột này đã quá hạn từ 15-30ngày.

·          30-45: Tổng tiền hoá đơn trong cột này đã quá hạn từ 30-45 ngày.

·          45-60: Tổng tiền hoá đơn trong cột này đã quá hạn từ 45-60 ngày.

·          60-75: Tổng tiền hoá đơn trong cột này đã quá hạn 60-75 ngày.

·          Hơn 90: Tổng tiền hóa đơn ở đây quá hạn hơn 90 ngày.

-      Tùy biến các thông tin hiển thị:

·         Nhân viên: Bạn có thể hiển thị theo nhân viên bán bán hoặc nhân viên quản lý khách hàng. Thường nhân viên này sẽ là người giúp bạn thu hồi nợ.

·         Các tuổi nợ : các mốc thời gian để xác định tuổi nợ này có thể tùy biến theo doanh nghiệp của bạn, có thể chọn các mốc cách nhau 15 ngày, 30 ngày …

·         Thời gian tính tuổi nợ : Thời gian tính tuổi nợ này được HTsoft đề xuất theo 2 cách: tính tuổi nợ ngay từ ngày của hóa đơn hoặc tính tuổi nợ theo số ngày hạn mức công nợ của từng khách hàng

-      Các tính năng hỗ trợ thêm:

o   Lọc thêm điều kiện trên đầu mỗi cột hiển thị trên báo cáo

o   Xuất danh sách ra file excel

o   Kích đúp chi tiết vào từng dòng để mở tiếp ra báo cáo đối chiếu công nợ khách hàng chi tiết để xem từng đầu mục hóa đơn nợ.

- Lời khuyên cho việc sử dụng báo cáo:

o   Số dư trong bất kỳ cột nào của một khách hàng có thể đại diện cho một hoặc nhiều hoá đơn. Nên xem cả tổng hợp theo khách hàng và xem cả danh sách chi tiết các hoá đơn quá hạn.

o  Xác định độ dài thời gian hoá đơn quá hạn (1 ngày, 30 ngày, 60 ngày, hoặc 90 ngày) mà bạn cần gọi cho khách hàng để xem khi nào bạn có thể được thanh toán. Sau đó, khi một số tiền xuất hiện trong cột của báo cáo đó, bạn sẽ biết cần thực hiện cuộc gọi.

o  Đối với các tài khoản trễ hạn quá lâu, trên 90 ngày, nên xem xét bạn có thể thu hồi bất cứ khoản tiền nào không, có thể lên lịch trình thanh toán từng phần để việc thu hồi nợ trở nên dễ dàng.