QUẢN Lý Tasks

------------------------------------------

Hiện nay, việc tổ chức, quản lý luồng công việc nội bộ trong các doanh nghiệp làm sao cho hiệu quả đang là bài toán làm nhiều nhà lãnh đạo phải "đau đầu". Tình trạng giao việc mơ hồ, không có sự ghi chép, thống kê rõ ràng dẫn đến bỏ sót mất công việc, nhiều khi nó là nguyên nhân đánh mất cả chính cơ hội của doanh nghiệp.

Người quản lý chưa kiểm soát và đánh giá được chất lượng công việc của nhân viên để sử dụng hiệu quả nguồn nhân lực công ty trong khi đó nhân viên thì lại không nắm bắt được list công việc của bản thân để có sự sắp xếp, ưu tiên và lên kế hoạch thực hiện hợp lý.

Ms.Phượng – Kế toán tại Công ty TNHH Tín Bảo Lan, một công ty với hơn 12 năm kinh nghiệm trong việc phân phối các sản phẩm về Công nghệ thông tin, đồng thời tư vấn các giải pháp về hệ thống báo động, thiết kế hạ tầng CNTT, ... cho rất nhiều doanh nghiệp trong và ngoài nước từng chia sẻ: "Mỗi ngày công ty chị có rất nhiều công việc phát sinh. Khi có công việc phát sinh mọi người thường trao đổi bằng miệng hoặc nhắn tin cho nhau. Thông tin bị rải rác, không tập trung nên cũng thường xuyên bị thất lạc rất nhiều. Do tính chất công việc và khối lượng công việc lớn mỗi ngày khiến người nhận việc phải ưu tiên việc này hay việc khác hoặc thường bỏ sót công việc cần làm dẫn tới ảnh hưởng tới hiệu quả công việc. Trong khi đó người quản lý lại không biết được các bạn kĩ thuật và nhân viên giao hàng đang đi đâu, tình hình nhân sự làm việc thế nào, cuối tháng phòng kế toán của chị cũng mất rất nhiều thời gian để tính chi phí, lương thưởng cho nhân viên".

Thực tại, với hàng tá danh sách công việc và các dự án trong tay, bạn ít có khả năng thực hiện công việc ngay nếu bạn không biết cách sắp xếp danh sách công việc một cách hợp lý và chính xác. Rất nhiều bạn cảm thấy rất hứng thú khi bắt đầu vào làm việc vào buổi sáng và sau đó lại mất động lực vì bạn không biết bắt đầu từ đâu và luôn cảm thấy tất cả mọi công việc đều cần ưu tiên. Vì thế việc xây dựng một giải pháp quản lý công việc khoa học cũng góp phần tạo cảm hứng làm việc, tăng năng xuất và hiệu quả công việc hơn rất nhiều.

Hiểu được những khó khăn cùng trăn trở của khách hàng, HTsoft đã phân tích bài toán Tín Bảo Lan và cùng nhau xây dựng giải pháp công nghệ để hỗ trợ khách hàng. Module "Tasks Manager" được Htsoft phát triển nhằm hỗ trợ giải quyết những vấn đề trên.

Từ khi ứng dụng module này, Tín Bảo Lan đã hoàn toàn yên tâm mà không phải lo lắng  và đau đầu trước như đây nữa. Công việc đã được thống kê một cách chi tiết, có hệ thống, người quản trị đã hoàn toàn theo dõi được lịch sử làm việc, tiến độ xử lý công việc mỗi ngày. Tăng cường sự tương tác, kết nối, teamwork giữa các thành viên trong phòng ban, bộ phân, giữa nhân viên với cấp quản lý.

Những lợi ích mà chức năng quản lý công việc Htsoft xây dựng đang hỗ trợ như sau:

v QL công việc cá nhân:

-         Lên lịch công việc

-         Sắp xếp xử lý công việc theo thứ tự ưu tiên

-         Hệ thống hiển thị thông báo nhắc việc ngay khi truy cập vào PM, có thể đặt lịch nhắc riêng cho từng công việc

-         Giám sát tiến độ thực hiện công việc để đôn đốc công việc và lưu lại kết quả công việc

-         Tương tác và phản hồi tình hình kịp thời với những thành viên cùng tham gia chung với mình 1 công việc

-         Dễ dàng export bảng công việc cá nhân ra excel

v Quản lý công việc của doanh nghiệp

-          Quản lý nhân viên và các phòng ban trong DN

-         Quản lý được chi tiết, đầy đủ từng hạng mục công việc: thời gian bắt đầu, thời gian kết thúc công việc, phòng ban nào quản lý, người trực tiếp điều hành công việc, tình trạng công việc, mức độ ưu tiên, công việc này làm việc liên quan tới đơn hàng nào, khách hàng nào của công ty, các khoản phí cho nhân viên ....

-         Phân công công việc cho nhân viên, nhóm nhân viên, phòng ban trong công ty. Giúp công ty cắt giảm được thời gian làm việc và các khâu trung gian ko cần thiết

-         Quản lý và theo dõi được tiến độ công việc của nhân viên

-         Nắm bắt được tình hình nhân sự để có sự điều phối công việc phù hợp

-         Lưu lại lịch sử thông tin, diễn biến và kết quả các công việc để làm dữ liệu căn cứ cho 1 số phòng ban liên quan

-         Giúp doanh nghiệp có căn cứ để hạch toán lương thưởng cho nhân viên, đánh giá và khen thưởng cho các bộ phận, phòng ban

v Đối với nhà quản lý

Người quản lý không chỉ theo dõi được tình hình công việc chung của các bộ phận, phòng ban và từng nhân viên mà còn dễ dàng đựa ra chỉ thị, quyết định, điều chỉnh nhanh chóng, kịp thời. Ngoài ra người quản lý cũng có thể  quản lý được công việc của chính mình như: lên lịch hẹn, lịch làm việc chi tiết để hệ thống lưu trữ và nhắc nhở  tránh bỏ lỡ việc, từ đó nâng cao hiệu quả làm việc hơn.

Nhìn chung "Task manager" đã góp phần không nhỏ mang lại hiệu công việc cao hơn cho doanh nghiệp, giải quyết được bài toán vướng mắc mà Tín Bảo Lan đang gặp phải.

HTsoft đang từng giờ, từng ngày không ngừng cải tiến và phát triển, luôn luôn trăn trở với những khó khăn mà các doanh nghiệp đang mắc phải. Nụ cười, sự thỏa mãn và đem lại lợi ích cho khách hàng góp phần cùng sự phát triển của xã hội là tâm niệm mà tập thể HTsoft luôn hướng tới.